THÔNG BÁO

V/v Tổ chức chương trình tiếp sức mùa thi năm 2012

Thực hiện Kế hoạch số 05/2012-KH-HSV ngày 21 tháng 05 năm 2012 của Ban chấp hành Hội sinh viên Việt Nam trường Đại học Đà Lạt về việc tổ chức chiến dịch tình nguyện Hè 2012 đã được Ban giám hiệu phê duyệt; Ban chấp hành Hội sinh viên trường xây dựng kế hoạch chi tiết chương trình 2: “Tiếp sức mùa thi”, “Tiếp sức đến trường” như sau:

1. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU

1.1 Mục đích

- Hỗ trợ những thí sinh từ các địa phương về các điểm thi của trường dự kỳ thi tuyển sinh Đại học năm 2012: đón, hướng dẫn, giới thiệu nhà trọ, ký túc xá, hỗ trợ kịp thời cho các thí sinh dự kỳ thi được an toàn, hạn chế tình trạng phức tạp, xảy ra những điều đáng tiếc cho các thí sinh tại bến xe và các điểm thi của trường Đại học Đà Lạt;

- Tạo sự an tâm của thí sinh, chuẩn bị tâm lý tốt trước khi bước vào kỳ thi;

- Phát huy tinh thần tình nguyện của sinh viên trường Đại học Đà Lạt, chia sẻ, giúp đỡ thí sinh, hỗ trợ nhà trường trong kỳ thi tuyển sinh đại học 2012.

1.2 Yêu cầu

- Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, tổ chức Đoàn thể trong trường;

- Tình nguyện viên tham gia chương trình tiếp sức mùa thi năm 2012 phải tích cực, tình nguyện, có sức khỏe, kiến thức, kỹ năng, có trách nhiệm và hoạt động hiệu quả; chấp hành và thực hiện tốt nhiệm vụ theo sự phân công của Ban tổ chức chiến dịch;

- Tiếp đón phụ huynh và thí sinh phải ân cần, niềm nở;

- An toàn – Hiệu quả – Thiết thực – Kỷ luật;

- Thực hiện tốt công tác thông tin, tuyên truyền để hạn chế tối đa sự lợi dụng danh nghĩa chương trình của các đối tượng xấu;

- Nhà trọ, nơi ở cho thí sinh và phụ huynh ở các tỉnh đến dự thi phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về: giá cả hợp lý, vệ sinh sạch sẽ, đảm bảo giờ giấc sinh hoạt đảm bảo an ninh trật tự, tập trung xung quanh khu vực các địa điểm thi.

2. NỘI DUNG THỰC HIỆN

            Căn cứ tình hình thực tế kỳ thi tuyển sinh Đại học của trường Đại học Đà Lạt năm 2012, Hội sinh viên trường tập trung vào các nội dung hoạt động sau:

2.1 Hoạt động tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ giúp đỡ thí sinh và người nhà thí sinh:

      - Khảo sát các địa chỉ có chỗ trọ, các điểm ăn uống giá rẻ, giới thiệu, hướng dẫn chỗ trọ thuận lợi cho thí sinh;

      - Hướng dẫn thí sinh về sơ đồ, các địa điểm dự thi và các địa điểm làm thủ tục dự thi;

      - Hỗ trợ Hội đồng tuyển sinh một số công việc theo yêu cầu.

2.2 Hoạt động đảm bảo trật tự, an toàn ở các trung tâm, địa điểm thi:

      - Tổ chức các đội hình đảm bảo trật, an toàn tại các chốt của các điểm thi;

      - Trong các ngày thi phối hợp với Hội Đồng tuyển sinh chuẩn bị cơ sở vật chất cho kỳ thi.

3. YÊU CẦU, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN LỢI CỦA TÌNH NGUYỆN VIÊN

3.1. Yêu cầu

- Chấp hành nghiêm túc nội quy, kế hoạch phân công của Ban Tổ chức chiến dịch;

- Có mặt đúng giờ, đúng ca trực, đúng địa điểm được phân công; cuối buổi trực phải có trách nhiệm ghi chép toàn bộ tình huống buổi trực. Khi những tình huống bất ngờ xảy ra phải báo ngay về cho Đội trưởng để phối hợp xử lý;

- Khi làm nhiệm vụ phải thực hiện đúng tác phong của Tình nguyện viên: mặc áo Thanh niên tình nguyện, đeo thẻ Tình nguyện viên…

 3.2. Nhiệm vụ

- Thực hiện theo các nội dung hoạt động 2.1, 2.2 do Ban Tổ chức chiến dịch đề ra.

 3.3. Quyền lợi

- Được cấp giấy chứng nhận tham gia Chương trình tiếp sức mùa thi năm 2012;

- Được khen thưởng các Cấp nếu có thành tích tốt trong hoạt động. Được đề nghị xét điểm thưởng rèn luyện các kỳ học theo quy định;

- Được trang bị thẻ Tình nguyện viên và hỗ trợ kinh phí hoạt động.

4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

4.1. Phân công nhiệm vụ

      a. Tiểu ban tổ chức:

- Phụ trách:   Các đồng chí trong Ban thư ký Hội sinh viên trường;

- Thành viên:  Các đồng chí trong Ban chấp hành Hội sinh viên trường; câu lạc bộ Sinh viên tình nguyện;

- Nhiệm vụ:

+ Lập dự trù kinh phí, xây dựng kế hoạch, điều hành xuyên suốt chương trình;

+ Triển khai kế hoạch làm thủ tục thanh toán phí cho sinh viên, liên hệ Phòng Quản trị - Thiết bị để mượn cơ sở vật chất, liên hệ Tỉnh Đoàn Lâm Đồng để tập huấn cho sinh viên, làm pano chương trình, báo cáo tình hình cho ban chỉ đạo;

+ Chuẩn bị tài liệu tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ;

+ Lập danh sách sinh viên tham gia và điểm danh để làm cơ sở quyết toán cho Phòng Tài chính – Kế hoạch sau khi kết thúc chương trình, nhận thông tin về nhà trọ cho sinh viên đăng ký dự thi vào trường;

b. Tiểu ban nhà trọ:

- Phụ trách: Các đồng chí trong câu lạc bộ Nhịp sống giảng đường;

- Nhiệm vụ:

+ Phụ trách đội khảo sát và tìm kiếm nhà trọ, tư vấn nhà trọ và đưa đón thí sinh đến nhà trọ;

+ Kiểm tra lập danh sách các nhà trọ;

+ Phân công điều hành, kiểm tra, chấm công các thành viên các đội;

+ Phụ trách các dịch vụ hỗ trợ;

c. Tiểu ban tuyên truyền:

- Phụ trách: Các đồng chí trong câu lạc bộ Nhịp sống giảng đường;

- Nhiệm vụ:

+ Tuyên truyền thông tin về chiến dịch Tiếp sức mùa thi;

+ Ghi nhận hình ảnh tư liệu, viết bài báo trong suốt chương trình.

d. Đội tình nguyện viên:

- Phụ trách: Các đồng chí trong câu lạc bộ sinh viên tình nguyện;

- Nhiệm vụ:

+ Phân công các đội, triển khai nhiệm vụ cụ thể đối với từng cá nhân trong đội;

+ Tổ chức thực hiện nghiêm túc, hiệu quả nhiệm vụ được giao.

4.2. Tổ chức tập huấn, tuyển chọn tình nguyện viên

* Đợt 1: (dành cho tất cả các tình nguyện viên đã đăng ký)

+ Thời gian: Từ 18h30 đến 21h30 ngày 08/06/2012;

+ Địa điểm: Phòng Hội thảo Trung tâm Thông tin – Thư viện;

+ Nội dung: Tập trung, điểm danh, tổng quan chương trình tiếp sức mùa thi, những kỹ năng cần thiết của tình nguyện viên, những điều cần lưu ý của chiến dịch tiếp sức mùa thi, làm bài tập kiểm tra lần thứ 1;

* Đợt 2: (dành cho tất cả các tình nguyện viên đã đăng ký)

+ Thời gian: Từ 18h30 đến 21h30 ngày 15/06/2012;

+ Địa điểm: Phòng Hội thảo Trung tâm Thông tin – Thư viện;

+ Nội dung: Tập trung, điểm danh, những kỹ năng giao tiếp của tình nguyện viên, giải quyết một số tình huống, làm bài tập kiểm tra lần thứ 2;

* Đợt 3: (dành cho các tình nguyện viên trúng tuyển sau 2 lần kiểm tra)

+ Thời gian: Từ 17h00 ngày 21/06/2012;

+ Địa điểm: Phòng Hội thảo Trung tâm Thông tin – Thư viện;

+ Nội dung: Tập trung, điểm danh, phân nhóm, giao nhiệm vụ, giải đáp những vấn đề còn thắc mắc, chuẩn bị tham gia chương trình tiếp sức mùa thi năm 2012,…

4.3. Cách thức thực hiện

a. Giai đoạn 1: Tìm điểm trọ, vận động nguồn lực hỗ trợ chương trình

- Khảo sát và liên hệ tìm nhà trọ cho thí sinh và phụ huynh, vận động nhà trọ, liên hệ ký túc xá của trường, nhà tập thể của các cơ quan, đảm bảo an ninh, vệ sinh và giá hợp lý (giá từ 30.000đ đến 100.000đ/ngày/người);

- Tổng hợp thông tin nhà trọ và chuyển cho đội tư vấn và đăng ký chỗ trọ;

- Hỗ trợ lực lượng đưa đón thí sinh và phụ huynh đến chỗ trọ;

- Liên hệ các Doanh nghiệp, tập thể cá nhân có lòng hảo tâm tham gia hỗ trợ chương trình;

- Các cộng tác viên tham gia đều được huấn luyện các kỹ năng và trang bị: phiếu khảo sát nhà, bìa sơ mi, thẻ đeo, giấy giới thiệu có đóng dấu của Hội sinh viên trường, bút viết…

b. Giai đoạn 2: Thường trực tại bến xe, các điểm tổ chức thi

- Lễ ra quân: 07h00 ngày 01/07/2012 tại Rạp ¾, TP. Đà Lạt;

- Thời gian làm việc: Từ ngày 01/07/2012 đến ngày 11/07/2012;

+ Ca 1: Từ 05h45 đến 12h15;

+ Ca 2: Từ 12h00 đến 18h15;

+ Ca 3: Từ 18h00 đến 06h00;

- Vào những ngày cao điểm hoặc có những tình huống phát sinh, Ban tổ chức chiến dịch sẽ bố trí lực lượng tham gia theo yêu cầu;

5.TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

- Tháng 05/2012: Lập kế hoạch, dự trù kinh phí, triển khai kế hoạch đến các Liên chi đoàn, Chi đoàn; tổng hợp số lượng tình nguyện viên đăng ký;

- Tháng 06/2012: Lập kế hoạch, tổ chức tập huấn kiến thức, kỹ năng cần thiết, thành lập đội tình nguyện viên, triển khai giai đoạn 1 (khảo sát và tìm chỗ trọ),

-  Tháng 07/2012: Tổ chức lễ ra quân và thực hiện chương trình;

- Tháng 08/2012: Tổng kết toàn chiến dịch tình nguyện Hè 2012.

Trên đây là kế hoạch tổ chức chương trình 2: “Tiếp sức mùa thi”, “Tiếp sức đến trường” năm 2012, Ban chấp hành Hội sinh viên trường đề nghị các cá nhân, đơn vị liên quan triển khai thực hiện nghiêm túc, đảm bảo các nội dung kế hoạch đề ra.